昨天的 Day 11 : 文字星雲，Word與Copilot的智慧創作之旅 提到 Copilot in Word 可以加速我們生成和改善文件，然後撰寫完之後接著又是做簡報的挑戰了....

等等，你還有 Copilot in PowerPoint 啊!，然後今天的分享會直接從情境來延伸介紹有哪一些功能

在當今的商業環境中一場出色的簡報常常決定著成敗，而 PowerPoint 是其中較常使用的工具之一，隨著 Copilot 的引入這個工具得到了徹底的改變，它能夠根據使用者提供的關鍵字或文件自動生成簡報，不僅涵蓋整體結構也還包括視覺設計、圖片選擇和引用附件來源的數據圖表，或者是依照當前的內容檢視摘要和需要關注的重要資訊，在這個過程中也間接省去了大量的手動工作。

以下是不同工作情境中 Copilot 的靈活應用，並結合實際業務流程分享一些具體的使用技巧。

情境 1：每週進度報告（使用附件）

在日常工作中每週進度報告是團隊溝通和協作的關鍵環節，通常需要引用附件像是專案更新報告或數據檔案，手動將這些資訊整理成簡報可能既耗時又繁瑣，在這個情況下 Copilot 可以從這些附件中提取關鍵內容快速生成投影片，避免手動輸入數據的繁瑣過程，極大化的提升工作效率。

1. 打開 PowerPoint，選擇功能區中的 「Copilot」 按鈕。
2. 選擇 「從檔案建立簡報」，然後上傳每週的報告文件（如 Word 或 PDF），Copilot 會自動提取其中的內容並生成相應的投影片。
3. Copilot 會根據文件的結構生成投影片，並自動添加演講者備忘稿，將內容整理成易於呈現的形式。

使用上的提示

• 使用明確的標題和樣式：為了更準確的取得相關資訊，建議在原始文件中使用清晰的標題和樣式(例如主要標題和次要標題)，這樣生成的簡報會更符合需求然後結構也能夠更加清晰。

• 檢查內容準確性：自動生成的簡報可能需要手動調整，務必檢查內容的準確性和完整性，確保沒有遺漏重要資訊。

情境 2：年度報告草擬

年度報告通常需要涵蓋公司過去一年的業務表現、財務狀況以及未來展望，這是一項龐大的任務，需要整合大量資訊和數據，Copilot 可以快速生成報告框架並且產生初稿，為報告提供良好的起點。

1. 打開 PowerPoint，點選 「Copilot」按鈕選擇 「建立簡報」。
2. 在提示框中輸入指令，例如「請參考 [附件] 建立一份公司年度營運狀況的簡報，涵蓋財務表現、行業趨勢和未來計畫」。
3. Copilot 會生成相應的簡報框架，包括各部分的主題和演講者備忘稿讓後續編輯更輕鬆。

下面是示意圖

使用上的提示

• 結合附件提升專業性：可以使用財務報告或市場趨勢的附件來輔助生成內容，提升簡報的詳細度和專業性。

• 自定義內容：生成的框架是初稿，可以根據公司實際情況進行調整，添加具體的數據和案例。

• 強化視覺效果：利用圖表、圖片和資訊圖形等元素，增強簡報的視覺吸引力。

情境 3：專案提案

進行新專案的提案時，除了基本的背景說明和解決方案，還常需要引用技術文件或財務預測， Copilot 可以結合提案文本與附件生成簡報。

1. 使用 PowerPoint 中的 Copilot，選擇 「建立關於... 的簡報」，並在提示框中輸入如「為 AI 專案提案製作簡報，包含專案背景、解決方案及預期效益」。
2. Copilot 生成初步的投影片，並根據需求引用技術文件、分析報告等附件補充細節。
3. 可以透過 「從檔案建立」功能，將技術文件或財務資料直接生成投影片，讓簡報更加具體和說服力。

使用上的提示

• 突出專案優勢：在簡報中強調專案的獨特賣點和競爭優勢，吸引決策者的關注。

• 結合數據支援：使用具體的數據和案例，增強提案的可信度和說服力。

• 視覺化複雜資訊：利用圖表、流程圖等方式，將複雜的技術細節簡化，讓觀眾更容易理解。

情境 4：從文件快速生成簡報

當毫無頭緒但是需要快速將文件內容轉換成簡報時， Copilot 也是可以直接從現有的 Word 或 PDF 文件生成投影片，這對於需要在短時間內準備會議紀要或研究報告的情況特別有用。

1. 選擇 PowerPoint 功能區中的 「Copilot」按鈕，選擇「從檔案建立簡報」。
2. 上傳 Word 文件或 PDF，Copilot 會自動分析文件，並將內容分解成各個投影片，適合展示。
3. Copilot 會根據文件結構自動生成投影片佈局及演講者備忘稿。

使用上的提示

• 善用 Word 樣式：使用 Word 文件時，建議先在文件中使用 Word 樣式（如標題、清單等）進行格式化，這有助於 Copilot 更準確地將內容轉換成簡報。

• 精簡內容：生成的投影片可能包含過多資訊，建議根據實際需求進行精簡，確保每張投影片的重點明確。

• 添加視覺元素：在簡報中加入相關的圖片或圖表，增強內容的可讀性和吸引力。

總結

透過以上不同情境 Copilot 在簡報製作中的靈活性和效率得以充分發揮，不論是進度報告、年度報告還是專案提案，可以減少手動編輯的時間，並且還能結合附件自動生成專業、清晰的簡報內容，確保在每一個重要環節中高效地完成工作。

但是... 還有許多可以改善的地方

• 引用附件後的文字修改限制：目前，Copilot 在引用附件生成簡報後，對於重新編寫或修改生成的文字還有一定的限制，需要手動進行調整。

• 無法透過自然語言調整格式：對於簡報的文字大小、字型等基礎格式設定，暫時無法透過自然語言的方式更新，需要手動設定。

• 摘要結果的深度不足：簡報摘要後的結果可能無法提供深入的細節，較偏向於關鍵字的整理，需要自行補充說明。

但可以期待的是隨著這些方面的持續改進，未來或許可以成為一個更加強大和全面的簡報製作助手，不僅能節省時間還能激發創意，幫助我們製作出更加引人注目和有內容的簡報。

參考來源

• 使用 PowerPoint 中的 Copilot 建立新簡報
• Copilot in PowerPoint intro